2003年度幹事会

　2003年度の幹事会は八王子駅近辺の会場手配が不調に終わり、北野駅近辺の八王子市北野市民集会所での初の開催でした。開催時期も遅めに設定せざるを得なくなったため、定期総会の1週間前となってしまいました。遅れの要因は3月卒業の25期生を対象に急に実行することとなった「同窓会への入会意思確認」の作業が役員会の動きを圧迫したことでした。この幹事会ではいつも会報「桜庭」などの発送作業を行ないますが、これは定期総会の案内にもなる訳です。従って5月末の幹事会開催は6月初めの定期総会に向けて最低限の期日として設定したギリギリの日程でした。この日に向けた幹事会案内葉書の発送さえも一仕事で、役員会にとっては例年以上に辛い春先でした。

　幹事会での作業は12:00〜16:00としました。2001年度から会報の体裁を変えて作業量を削減出来たため、午前中から作業を開始しないでも大丈夫であろうということが過去2年の様子から判断されたからです。地理的条件が問題だったのか出席者はやや少な目でしたが、手際良く進めて予定通りに無事終了することが出来ました。ちなみに発送数は海外35通を含め合計8410通(一部は会報含まず)となっています。参加して下さった方々の期別の内訳は次の通りです。この他にも、会員のお子様数名に手伝ってもらいました。

　作業の合間には話し合いの時間(13:30〜14:00)を設け、役員会から以下のような内容が伝えられました。

[訃報の告知方法]

　昨年5月発行の会報にその5月初めに亡くなった客員の訃報が掲載されなかった(会報印刷開始後の情報だったので)ため、会員から何件かの問い合わせを受けた。今後の訃報をホームページに載せることも検討したが、行なわないこととする。速報で掲載する訃報を選択することの不公平を避けること、また役員や情報処理委員の負担をこれ以上を増やせないことが理由。

[今後の同期会]

　同期会開催は会員からの要望や関心が強い。従来の「成人の日同期会」以外にも適当な区切りの歳(卒業後10年目や20年目など)での開催を促したい。但し役員会の負担は増やせないので提供出来るのは開催のノウハウと名簿委員会からの宛名ラベルであり、実際の開催はあくまでその期の幹事会が活発であるかどうかによる。また来年度からは同期会開催時の会計を各期幹事会に任せずに同窓会会計で扱うことも検討中。これは黒字を見込んで同窓会の増収につなげる考えと、各期幹事会の事後管理負担をなくすためにも必要。

[新卒業生の同窓会入会意思確認]

　東京都の意向である本件は2002年12月に東高経由で伝達され、実行は2003年度からのつもりで構えていた。ところが2002年度からの実行を年度末の2月中旬に急に東高から要請され、対応に追われた。25期卒業生328名中、入会の回答が316名から得られた(のちに未回答者1名を加えて最終的には317名入会)。不入会の回答は11名。このような新たな事務作業が増えて役員会の負担が増大しているが、社会情勢から考えてもこの手続きの必要性には反対しない。2003年度はこれから準備する時間があるので、入会意思確認及び基本終身会費受入れの方法や時期を工夫する。不入会者が増えると収入減になるが、それもあって同期会開催での増収を考えている。

[会報に掲載した会計報告書の説明]

　会計報告書の形を改良し、状況が分かり易くなるようにした。会員約9000人に対して270万円支出ということは、一人あたり300円以内という目標に近い数値で収まっている。しかし2002年度内の単年度純収入は支出とほぼ同額で、年度内支出が恒常的に年度内収入を上回る時期が近付いている。見た目の資産は多いがこれは備えであり、将来を考えると余裕があるとは言えない状態が続く。

[幹事会のあり方]

　2001年度定期総会で会則改定をし、幹事の任期を「終身」から「特に定めない」に変更した。言葉が重かったために改めたのだが、一方で「幹事を実質降りている人もいる事実を追認すること」にもした。今まで「幹事会のお知らせ」を全幹事に毎年発送していたが、幹事の累積人数増大によってこれも役員会の大きな負担になって来た。しかも有効活用されなかったと言える往復葉書が2003年度ではおよそ3万円分(印刷代を除いても)無駄になった。現状の幹事会開催には当日の作業以外にも会場の確保や物品の保管や輸送などがあり、役員会に掛かる負担は大きい。それを他の通常作業に回した方が同窓会運営には有効と思われる。費用面でも出席者の交通費や会議費が掛かっている。役員会はこれらを総合して考え、幹事会での発送作業を今年度を最後に打ち切る決断をした。2001年度には「幹事会は話し合いの場としても活かしたいので発送業務は外注しない」と伝えたが、役員の負担が一向に軽くならないので方針を変える。年に一度の交流の場として定期総会よりも気軽に参加出来る集まりでもあった全体幹事会をなくすのは残念だが背に腹は代えられない。熱心な参加者にも支えられて過去25年間の使命を果したと言える。全体幹事会を今後開催する可能性は低い。各期幹事会は行事(特に同期会)のために開催されるだろう。

[ヘルパー制度の設置]

　全体幹事会を開かなくなっても、協力的な幹事の力が必要な場面は通常の役員会の作業においてたくさんある。会則には特にうたわないが「ヘルパー制度」を設け、幹事であるなしに関係なく登録者を募る。役員会からの連絡は手間が掛からないようにメールのみで行なう。ヘルパーへの依頼内容は以下のものが想定される。

• 役員会で大量単純作業があるときの手伝い(八王子市大和田)
• 運営懇談会への出席(年１回八王子市大和田)
• 同窓会報や東高及びPTA関連紙誌への原稿執筆または執筆者紹介(地域に無関係)

＊なお「同窓会運営に関心のある会員の方、活動に参加して下さい!! 」もご覧下さい。

[一般会員が期待するもの]

　今後の同窓会活動は人手を掛けずに効率良く運ぶべきなので、手間が掛かり過ぎるものは行なわないようにしたい。一般会員からの需要を考えて以下のものを重視したい。但し名簿に関しては社会情勢の変化が著しいので発行自体が難しくなっている。

• 会報
• ホームページ
• 同期会
• 会員名簿

[役員や委員の現状]

　日頃の地道な作業なしには上記4点を含んだ活動は成り立たない。しかし役員や委員の成り手が少なく、一人一人の負担が増大していて好ましからざる状況。昨年度と今年度に共通の役員のうち3名は、名を連ねていながら実は個人の都合で遠方に移住している。役員や委員やその他の協力者がこれ以上減ると、いよいよ活動が困難になる。
＊詳しくは「同窓会運営に関心のある会員の方、活動に参加して下さい!! 」をご覧下さい。

[八王子市内都立高校同窓会連絡会(仮称)]

　3月末に都立富士森高校同窓会より打診があり、意見交換及び交流のお誘いを受けた。それを元に八王子市内の都立高同窓会の連絡会を設ける提案も同時に受けている。近日中に富士森高校同窓会の役員会との話し合いを行なう予定。お互いに役立つことがあるだろうが、本来の活動以外に負担が増える恐れがあれば「連絡会」に力を注ぐことは避けたい。

[保険加入]

　活動中の事故(特に移動中の交通事故)に備えて長年検討していた保険加入を本日の幹事会から実行している。当面は役員会などの活動日に合わせた期日指定の傷害保険を試してみて、今後の方法を検討する。

会報の束

封入作業１

封入作業２

封入完了の郵便物の山

記念撮影

一本締め

　今年で最後となった全体幹事会による発送作業が無事終了しました。25年間様々な苦労と工夫を積み重ねましたが、一度も挫折することなく続けられたのは役員の努力と幹事の協力によるものです。また幹事以外の方にも毎年のように手伝って頂きました。同窓会設立当初は手作業そのものだった宛名書きも、数年後にはラベルシートに宛名のコピーを取って貼り付け作業にしました。そののちパソコンの導入で宛名印字が出来るようにし、作業方法を時代と共に進化させて会員数増加に対応して来ました。発送作業用の物品は初めはクラス単位でまとめていましたが、のちに全会員を郵便番号順に並べる方法に替えました。参加者による作業を一時期は有償にしたこともあり、正に試行錯誤の連続でした。各会員の手元にたった1通届く郵便物の裏舞台はかなり大変なものなのです。この日は幹事会による発送作業が無事終了したことを祝し、最後まで残ってくれた皆さんと共に会長の音頭で一本締めをしました。初めて参加した方も長年参加した方も最終回には参加出来なかった方も、本当にお疲れ様でした。25年間続けられたことを改めて誇りに思います。